Jak Twoja firma może zyskać przewagę konkurencyjną w staraniach o zamówienia publiczne? Jak instytucja publiczna może ograniczać ryzyko w procesach zamówień publicznych?
Wymagana dostępność
Od 6 września 2021 roku realizacja każdego zamówienia publicznego, w którym to jest możliwe, musi uwzględniać dostępność. Dla zamawiających wyzwaniem jest stawianie i egzekwowanie wymagań, dla firm składających oferty wyzwaniem może być zdolność do spełnienia wymogów, gotowość do zapewniania dostępności swoich produktów i usług.
Nie wgłębiając się zbytnio w roztrząsania, powiedzmy sobie otwarcie, że ani podmioty publiczne nie mają zbyt wielu i dobrych doświadczeń w pozyskiwaniu produktów i usług spełniających standardy dostępności, ani nasycenie rynku firmami gotowymi do spełnienia wymogów z zakresu dostępności nie jest satysfakcjonujące.
I zamawiający, i oferenci stają wobec niemałego ryzyka, że mimo najlepszej woli wszystkich stron postępowania, moment odbioru zrealizowanego zamówienia często bywa mocno frustrujący. Czy może być inaczej?
Pomysł na rozwój ku dostępności
Oczywiście, może być inaczej! Ale potrzebujemy dobrych pomysłów, które pomogą i zamawiającym, i wytwórcom czy dystrybutorom produktów i usług. Potrzebujemy pomysłów, które będą powodować, że zamawiający z coraz większą pewnością i z coraz mniejszym ryzykiem będą wybierać spośród coraz lepiej przygotowanych i wiarygodnych oferentów. Potrzebujemy pomysłów na dojrzewanie do dostępności.
Kilka miesięcy temu przedstawiałem funkcjonujące na Zachodzie VPAT – dobrowolne oświadczenie o zgodności produktu ze standardem dostępności.
Składany w procesie zamówienia publicznego VPAT na pewno może spowodować, że zamawiający będą wiedzieć, czego się mogą po oferentach spodziewać, a oferenci będą wiedzieć, jakie wymogi i w jaki sposób spełnili, żeby usatysfakcjonować zamawiającego.
Ale VPAT dotyczy konkretnego produktu i spełnienia mniej lub bardziej konkretnego i szczegółowego standardu. VPAT koncentruje się na specyfikacji technicznej.
Dostępność to nie lista kontrolna
A nie od dziś wiadomo, że zapewnianie dostępności to nie jest kwestia „odhaczenia” kolejnych pozycji na liście kontrolnej, co ostatnio dobitnie Eve Hill wyraziła na blogu Deque w poście Not a Checklist: Building Accessibility Compliance into Your Business Processes (To nie lista kontrolna: Budowanie zgodności ze standardami dostępności w procesach biznesowych).
Dostępność produktów i usług zapewnić mogą firmy, które dostępność zintegrują ze swoimi procesami zarządzania i wytwarzania, firmy, w których dostępność będzie zaplanowana, zaprojektowana i wbudowana od samego początku procesu biznesowego.
Eve Hill wyraziła to podejście w odniesieniu do dostępności cyfrowej słowami: „Osiągnięcie zgodności z dostępnością polega na wbudowaniu dostępności w procesy biznesowe i programistyczne, tak aby dostępność była w naturalny sposób włączona. Praktyki w zakresie dostępności nie powinny być nagłym przypadkiem, a impulsem do zapewnienia dostępności nie powinna być skarga ani pozew. Celem dostępności jest zapewnienie, że wszyscy Twoi klienci mogą dotrzeć do towarów, usług i informacji, które starasz się dostarczyć.”
Strategiczna dostępność
Towarzysząca mi od dawna niechęć do wymyślania na nowo koła i czegokolwiek, co już wcześniej wymyślono, doprowadziła mnie do rozwiązania sprawdzonego w USA.
Stan Minnesota wespół z 10 innymi stanami zrealizował przed kilku laty projekt, w wyniku którego wypracowano strategię dojrzewania firm do dostępności nazwaną Policy-Driven Adoption for Accessibility (PDAA).
Mam pewien kłopot w przetłumaczeniu nazwy projektu na język polski, ale może się spodoba „Strategia dojrzałości do zapewniania dostępności” czy też „Strategia rozwoju do zapewniania dostępności”. Konweniuje z modelem dojrzałości zdolności (Capability Maturity Model), na którym oparto rozwiązanie PDAA.
Konkretnymi rezultatami amerykańskiego doświadczenia są:
- kryteria podstawowe PDAA,
- model dojrzałości PDAA,
- arkusz samooceny PDAA oraz
- FAQ dla PDAA.
Kryteria podstawowe i model dojrzałości PDAA posłużyły do wypracowania praktycznego narzędzia – arkusza samooceny.
Arkusz samooceny poziomu dojrzałości do zapewniania dostępności (SDZD)
Formularz pomaga oferentowi ocenić poziom swojej gotowości do zapewniania dostępnych produktów i usług w oparciu o 6 podstawowych kryteriów oceny:
- Opracowanie, wdrożenie i utrzymanie polityki dostępności TIK (Technologii Informacyjno-Komunikacyjnych).
- Ustanowienie i utrzymanie struktury organizacyjnej, która umożliwia i ułatwia postępy w zakresie dostępności TIK.
- Włączenie kryteriów dostępności TIK do kluczowych faz wytwarzania, zamawiania, nabywania i innych istotnych procesów biznesowych.
- Zapewnienie procesu rozwiązywania problemów niedostępności TIK.
- Zapewnienie odpowiednich umiejętności w zakresie dostępności TIK.
- Udostępnianie klientom informacji dotyczących polityki dostępności TIK, planów i postępów.
Dla każdego z kryteriów w modelu dojrzałości zdefiniowano trzy stany: stan początkowy (wstępny), stan wdrażania (integracji) i stan optymalny.
Każdy ze zdefiniowanych „stanów dojrzałości” wskazuje firmie strategiczne cele na drodze do osiągania optymalnej zdolności wytwarzania i oferowania dostępnych produktów i usług.
Przedstawiamy pod rozwagę tłumaczenie arkusza samooceny na język polski. Proponujemy nazwę „Samoocena dojrzałości do zapewniania dostępności” (SDZD), ale może ktoś będzie miał lepszy pomysł.
Jak z SDZD może korzystać zamawiający?
Zamawiający produkty i usługi z zakresu technologii informacyjno-komunikacyjnych (TIK) mogą wykorzystać SDZD na dwa sposoby.
Po pierwsze, zamawiający może uczynić przedstawienie samooceny oferentów warunkiem przystąpienia do podstępowania o zamówienie publiczne. W ten sposób da oferentom wyraźnie do zrozumienia, że przywiązuje istotną wagę do kwestii dostępności.
Po drugie, zamawiający może uwzględnić poziom dojrzałości wykazany przez oferentów w samoocenach jako jedno z kryteriów wyboru oferty, np. może przyjąć, że w 100-punktowej skali oceny ofert 0-20 punktów można uzyskać za osiągnięty poziom dojrzałości.
Jeśli zamawiający zdecyduje się dodatkowo wymagać przedstawienia VPAT (deklaracji zgodności produktu z wymaganiami dostępności), za które również można będzie uzyskać do 20 punktów, to ryzyko uzyskania niedostępnego produktu czy usługi zostanie mocno ograniczone.
Proszę zwrócić uwagę, że takie podejście nie eliminuje z postępowania o zamówienie publiczne żadnego oferenta, choć wyraźnie zwiększa konkurencyjność. Na początku zapewne niewiele firm będzie w stanie wykazać znaczący poziom dojrzałości do zapewniania dostępności. Ale z czasem sytuacja będzie ulegać zmianie.
Jak z SDZD może korzystać firma - oferent?
Choć arkusz samooceny miałby być sporządzany głównie na potrzeby zamawiających w postępowaniach o zamówienia publiczne, to przede wszystkim jest narzędziem wspomagającym firmy, które chcą zyskiwać przewagę konkurencyjną na rynku technologii informacyjno-komunikacyjnych.
Firmy oferujące produkty i usługi TIK również mogą wykorzystać SDZD na dwa sposoby.
Po pierwsze, mogą go wykorzystać do oceny swoich szans na uzyskanie zamówienia publicznego. Nie będą one zbyt duże, jeśli firma nie podjęła jeszcze żadnych działań dostosowujących ją do rynku wymagającego dostępności. Ale nawet w tym przypadku niekoniecznie musi to oznaczać eliminację z konkurencji z innymi.
Po drugie, poszczególne wskaźniki samooceny mogą stać się dla każdej firmy mapą, wyznaczającą jej drogę do osiągnięcia wysokiego poziomu dojrzałości i zdolności konkurencyjnych.
W moim przekonaniu ten drugi sposób decyduje o atrakcyjności SDZD, który nie tylko posłuży do samooceny, ale przede wszystkim pomoże stawiać sobie kolejne cele na drodze do zapewniania produktów i usług poszukiwanych na rynku.
Zaproszenie do dyskusji i dzielenia się doświadczeniami
Wszystkich zainteresowanych zapraszamy do dyskusji nad przedstawionym rozwiązaniem. Wszystkich, którym zależy na uzyskaniu w postepowaniach o zamówienia publiczne dobrych ofert, zachęcamy do wykorzystania SDZD w procesie zakupowym i podzielenia się swoimi doświadczeniami.
Chętnie skorzystamy również z każdej propozycji ulepszenia arkusza. Tłumaczenie było sporym wyzwaniem i na pewno może być znacznie lepsze. Uwagi prosimy kierować pocztą elektroniczną na adres Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript..
Pobierz arkusz Samooceny Dojrzałości do Zapewniania Dostępności. , XLSX, 80,6KB
Z oryginalnymi materiałami można się zapoznać na stronie stanu Minnesota.